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建立現場確認的習慣
2020-01-15 11:03:27 | 現場確認 , 溝通 , 習慣

潘文富

在人際溝通中,現場確認是一個基本動作,不但能確保溝通效率,也是提升自己個人形象的一個加分項目。

為什么要現場確認?因為這人際溝通的效率沒有我們想象的那么高,現場確認,是提升溝通效率最簡單的辦法。

一、基本背景。

1.自己給別人傳遞信息時,或是接收別人給自己傳遞過來的信息時。

2.可能會存在內容遺漏、理解偏差、張冠李戴、遺忘等情況。

3.導致信息傳遞的效率降低,耽誤事,或是造成誤會。

4.甚至會讓對方產生辦事毛躁的負面印象。

二、為什么要確認。

1.人際之間的信息傳遞,不一定都是及時、準確、全面的。

2.在接受外部信息時,先是器官接收(耳朵聽,眼睛看),然后再轉送到大腦里(大腦接收)。但外部的聲音或圖像,在神經傳送的過程中是存在折損的,器官接收到的信息不會百分之百都被傳送到大腦里,再加上自己走神,打岔等干擾因素的影響,又要折損掉一些。

3.中國人說話特有的含蓄。諸如說一半留一半,指東說西,正話反說,話里有話等婉轉表達方式,需要對方有著深厚的領悟能力才能完整理解。若是對方社會閱歷不足,對其中深層次的含義也就無法準確理解。

4.再加上出于溝通雙方各自的角度、文化水平、專業度、利害關系等客觀影響,對信息的關心和理解程度各不一樣,導致對一些自己認為不重要的信息,可能會選擇性過濾。

5.即便對方說的話自己當時都記住了,但人的記性也沒那么好,說金魚只有七秒的記憶能力,人也好不到哪里去,剛聽到的話,幾秒鐘之后就能忘了。

6.綜合以上因素,不難看出,這信息傳遞的效率沒有我們想象的那么高,即便是我們認為最靠譜的面對面語言交流,照樣有30%左右的信息遺漏率。

三、確認方式。

原因分析說了這么多,說明進行現場確認還是有必要的。最簡單的確認方式,就是在聽到對方所說的話后,請對方再說一遍,或是自己再復述一遍,請對方再次確認一下,看是否有誤。特別重要的信息,還要經過多人(重要崗位的雙人制),多次的反復確認。同時,現場記錄、簽字、拍照、錄音錄像、證明人也屬于確認的范疇。

在日常生活中,很多場合也會進行確認。例如飯店點菜,點完菜后,服務員會再次復述菜單,進行確認;在醫院輸液前,護士會反復確認患者的姓名、性別、年齡信息,防止搞錯了。

四、確認跟進。

1.確認也許不只一次,也許得要第二次第三次的確認。理論上來說,確認次數越多,出錯的概率就越小,這坐汽車坐火車有坐錯了,但坐飛機幾乎沒有上錯飛機的,辦理登機牌確認一次,過安檢確認一次,登機口確認一次,臨上飛機了,還得再確認一次,這四次確認下來,錯誤的概率就很低了。

2.確認的方式也許是多種形式重疊的。除了現場確認,還有隨后的微信確認、郵件確認、電話確認。

3.有些確認是需要連續跟進的。例如給對方發送了郵件,首先要告知對方,提醒查收郵件,確認收到郵件以后,還要再確認郵件及附件可否正常打開,以及確認對郵件的完整了解。

五、確認的價值。

1.體現出自己嚴謹認真的工作風格,加深別人對自己的正面印象。

2.防止出現信息傳遞中的遺漏偏差,從而影響工作進程,也是避免后期的修復補辦而帶來的額外成本。

3.最終,養成現場及時確認的習慣,給工作效率和個人形象帶來雙項加分。